At The Salvation Army, our culture is rooted in trust and shared values, especially when it comes to serving the vulnerable and handling sensitive data. When working with artificial intelligence (AI), we need to be cautious that we use it responsibly and ethically.
As AI tools become more widely available, The Salvation Army Canada and Bermuda Territory is committed to ensuring their use aligns with our mission, values and obligations to those we serve—responsibly, ethically and with care for the dignity of every person we encounter.
An official Salvation Army policy on the use of AI is forthcoming. In the meantime, please adhere to the following in accordance with the Information Security and Computers and Information Technology Acceptable Use policies:
- Use only TSA-approved tools: AI systems must be vetted and approved by IT before use.
- Validate AI-generated content: AI-generated content must be reviewed before use in decisions, client interactions or external communications. AI must not independently approve, deny or assess clients or staff.
- Protect access and report misuse: AI must not be used to bypass access controls, multi-factor authentication, passwords or other protective measures. Any suspected misuse must be reported to the IT service desk.
- Meet vendor standards: AI vendors must meet TSA's privacy, security, data residency and contractual standards before use.
- Never upload confidential information: Client, financial or other sensitive data must never be entered into AI tools. Doing so compromises confidentiality and puts our organization at risk of data breaches.
- Remember, every time you query an AI system, you are publishing information. Avoid sharing personally identifiable information about you or others and avoid mentioning The Salvation Army.
Here are a few other guidelines from our Ethical Storytelling Reference Guide: (Please make sure you are logged in to MyArmy to access the guide.)
- Use AI to inspire and assist your work, not to create it. AI should never replace human judgment, creativity or content informed and shaped by a person.
- Be sure to check facts. Misinformation is rampant, and AI sources can sometimes reflect inaccuracies or have trouble differentiating between truth and fiction.
- Plagiarism is a risk with AI content. Be sure to edit and rewrite AI content by adding personal, humanizing details and disclosing its use as appropriate.
If you have any questions or concerns, please contact the IT Service Desk. Thank you for your attention and adherence to these important provisions.
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Utilisation responsable de l’intelligence artificielle
La culture de l’Armée du Salut repose notamment sur la confiance et les valeurs communes, surtout en ce qui concerne le service auprès de personnes vulnérables et la gestion de données sensibles. Par conséquent, notre utilisation de l’intelligence artificielle (IA) doit se faire de façon prudente, responsable et éthique.
Étant donné que les outils utilisant l’IA deviennent de plus en plus accessibles, l’Armée du Salut du territoire du Canada et des Bermudes veut s’assurer que leur utilisation concorde avec la mission et les valeurs de l’organisation, ainsi que ses obligations à l’égard de ses clients. Nous devons les servir de façon responsable et éthique, et leur prodiguer des soins avec la dignité que mérite chaque personne qui se tourne vers nous pour obtenir de l’aide.
À cet égard, une politique opérationnelle sur l’IA est en cours d’élaboration. Entre-temps, nous vous demandons d’adhérer aux directives définies dans la politique sur l’utilisation acceptable du matériel informatique et des technologies de l’information :
- Utilisez uniquement les outils approuvés par l’Armée du Salut : Tous les systèmes doivent être approuvés par le service des technologies de l’information (TI) avant d’être utilisés.
- Validez tout contenu généré par l’IA : Tout contenu généré par l’IA doit être examiné avant d’être utilisé dans la prise de décisions, les interactions avec les clients ou les communications externes. Les outils utilisant l’IA ne doivent pas servir à approuver ou à refuser des services aux clients ni à évaluer des employés de façon indépendante.
- Protégez l’accès et signalez le mauvais usage : L’IA ne doit pas être utilisée pour contourner le contrôle de l’accès, les fonctionnalités d’authentification multifacteurs, l’entrée des mots de passe ou d’autres mesures de prévention. Tout soupçon de mauvais usage de l’IA doit être signalé au service des TI.
- Respectez les exigences de l’Armée du Salut relativement aux biens et services : Tous les fournisseurs doivent préalablement s’assurer que leur utilisation de l’IA respecte les normes de l’Armée du Salut en matière de confidentialité, de sécurité, d’hébergement des données et de contrats.
- Ne téléversez jamais de données confidentielles : On ne doit jamais soumettre à l’IA des données confidentielles sur les clients, les finances ou tout autre domaine sensible. Cela pourrait compromettre le caractère confidentiel des renseignements et exposer notre organisation à des risques de fuites de données.
- Rappelez-vous que chaque fois que vous vous servez d’un outil utilisant l’IA, vous publiez de l’information. Évitez de partager des renseignements à caractère personnel sur vous ou sur d’autres personnes, et évitez de mentionner l’Armée du Salut.
Voici d’autres lignes directrices tirées de notre guide de référence sur la narration éthique [Ethical Storytelling Reference Guide], accessible dans MyArmy.
- Utilisez l’IA pour vous inspirer ou faciliter votre travail et non pour créer. L’IA ne doit jamais remplacer le jugement humain, la créativité ou les contenus élaborés par des personnes.
- Assurez-vous de vérifier l’information. La mésinformation est endémique, et toutes les sources d’IA contiennent des inexactitudes ou ont du mal à différencier la vérité de la fiction.
- Les contenus générés par l’IA peuvent entraîner des risques de plagiat. Assurez-vous de réviser et de réécrire les contenus générés par l’IA en ajoutant des détails personnels et humanisants, et en divulguant leur utilisation au besoin.
Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez communiquer avec le service des TI, à l’adresse suivante : IT Service Desk.
Merci de porter attention à cette question et de respecter les présentes lignes directrices.