Insurance Claim/Incident Reporting:
As we transition from late summer into early fall operations, it is important to remain vigilant as new weather patterns arrive. With changing weather and ongoing outdoor activities and programming, our organization faces heightened risks. Promptly reporting incidents to the THQ insurance office in the enterprise risk management department ensures we protect our community, assess risk and liability exposure, and comply with operating policies and standards.
Seasonal risks to watch for:
- Outdoor activity hazards, including water-based activities involving pools and lakes during youth/client outings.
- Slip, trip, and fall injuries related to hazards on walkways, entryways and ramps.
- Property and equipment damage: roof leaks, water damage, fallen tree limbs on property due to severe storms or high winds.
- Increased foot traffic at Sunday church gatherings, special events and/or outdoor fundraising activities.
- Fleet auto incidents involving staff, officers, clients or volunteers related to unpredictable weather, summer storms or poor road conditions.
Reporting responsibilities:
When our claims processes and safety practices are implemented, we ensure protection of our people, properties and operations, thereby effectively managing risk.
If an incident occurs on any Salvation Army premises or during one of our programs/events, it is important to report it to the insurance office of the enterprise risk management department immediately.
While the first priority is to ensure safety for any injured parties; once the immediate situation has been responded to, please ensure the applicable claim form is completed/submitted as soon as possible.
Efficient, timely, and transparent claims handling is vital to assessing and managing risk. When incidents are reported quickly and documented thoroughly, we can ensure prompt response and fair outcomes that align with insurance operating policies.
What to do when an insurable incident occurs:
- Notify your DHQ or department head as applicable.
- Immediately notify the Insurance office. Upon receipt, the insurance office will advise on the next steps.
- Complete and submit the incident claim report as applicable:
- FRM Property Incident Claim Report FRM Property Incident Claim Form - 07.22.24
- FRM Liability Incident Claim Form FRM Liability Incident-Claim Report
- In the event of an after-hours property incident requiring emergency cleanup, WINMAR property restoration specialists are on contract with The Salvation Army to provide emergency response services across the territory. Ministry units may contact WINMAR Property Restoration Specialists at their emergency number: 1-866-494-6627.
- All automobile accidents involving vehicles covered by fleet insurance are to be reported immediately to Sedgwick Insurance Adjusters by phone: 1-800-235-8784.
Exception: Automobile accidents involving vehicles in British Columbia, Saskatchewan and Manitoba, are to be reported immediately to their applicable provincial automobile insurer: Insurance Corporation of British Columbia (ICBC), Saskatchewan Government Insurance (SGI), and Manitoba Public Insurance (MPI), respectively.
Risk management tips to prevent potential incidents/claims:
Property risk management tips:
Slips and falls:
- Maintain walkways, steps and driveways and keep them free of debris, spills, and standing water.
- Apply appropriate treatments to mitigate slip/fall hazards as needed.
Water damage:
- Know how/where to shut off your main water supply in case of a burst pipe.
Smoke and carbon monoxide detectors:
- Test alarms and replace batteries accordingly.
- Replace smoke and carbon monoxide detectors in accordance with manufacturers’ guidelines.
- Ensure fire extinguishing equipment is inspected/tested as per manufacturers’ direction/local fire safety regulations.
Fire prevention tips:
Candles:
- Minimize use of candles as much as possible. Consider battery operated candles.
Kitchen appliances:
- Remain in the kitchen area while cooking.
Electricals:
- Replace damaged cords and avoid overloading outlets.
Emergency procedures:
- Test fire safety plans and emergency evacuation procedures.
Fleet auto risk management tips:
Pre-trip inspections:
- Check tires, lights, mirrors, fluid levels and windshield wipers before operating a vehicle.
Distracted driving:
- Do not use handheld mobile devices while driving. Program GPS before departing.
Parking and reversing:
- Park in well-lit areas where possible.
- Back into parking spaces when safe, reducing collisions when backing out.
- Use a spotter when visibility is limited.
Driver safety:
- Always wear a seat belt.
- Obey speed limits and adjust driving behaviour for weather and road conditions.
- Avoid driving when fatigued.
Vehicle security:
- Lock vehicles and remove valuables when unattended.
Following distance:
- Maintain a safe following distance, especially in rain or reduced visibility situations.
If you have any questions or need to report a claim, please contact the insurance office.
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Les demandes d’indemnité d’assurance et les signalements d’incidents:
Alors que l’été tire à sa fin, il est important d’être à l’affût des nouvelles conditions météorologiques qui accompagnent le début de la saison automnale. La tenue d’activités extérieures dans un contexte de changements météorologiques présente des risques plus élevés pour notre organisation. Signaler rapidement les incidents à l’équipe du bureau d’assurance du service territorial de gestion du risque d’entreprise permet d’assurer la protection de notre personnel, d’évaluer les risques et notre exposition à ceux-ci, en conformité avec les politiques opérationnelles et les normes établies.
Risques saisonniers à surveiller
- Dangers liés aux activités extérieures, notamment ceux associés aux activités nautiques (dans les piscines, les lacs, etc.) organisées durant les sorties avec les jeunes/clients.
- Dangers de chutes/trébuchements dans les allées piétonnes, les entrées, sur des passerelles, etc.
- Dommages aux biens et au matériel, par exemple ceux causés par l’eau, les fuites de toit, la chute de branches d’arbres sur des immeubles à la suite de tempêtes et/ou de vents violents, etc.
- Dangers associés à une augmentation de la circulation piétonne durant les services du culte du dimanche, les activités spéciales, les activités extérieures de financement, etc.
- Accidents de voiture liés à des conditions météorologiques imprévisibles, à des tempêtes estivales ou à de mauvaises conditions routières, et impliquant des membres du personnel, des officiers, des clients ou des bénévoles.
Responsabilités en matière de signalement
La mise en œuvre de nos processus associés aux demandes d’indemnité et de nos pratiques en matière de sécurité permet de veiller à la protection de notre personnel, de nos biens et de nos activités, ce qui contribue à une gestion efficace des risques.
Si un incident survient durant une activité organisée par l’Armée du Salut, ou dans le cadre d’un de ses programmes, il est important de le signaler sur-le-champ à l’équipe du bureau d’assurance du service de gestion du risque d’entreprise.
Bien que la priorité soit de veiller à la sécurité des personnes blessées, une fois la situation sous contrôle, veillez à ce que tout formulaire pertinent soit rempli et envoyé à qui de droit dès que possible.
Le traitement efficace, transparent et opportun des demandes d’indemnité est essentiel à l’évaluation et à la gestion des risques. Les incidents signalés promptement et documentés de façon exhaustive favorisent des interventions rapides et des résultats justes qui sont conformes aux politiques opérationnelles en matière d’assurance.
Mesures à prendre lorsque survient un incident (demande d’indemnité d’assurance)
- Informez votre chef de service ou un.e responsable de votre QGD de l’incident, selon le cas.
- Informez sans délai l’équipe du bureau d’assurance de l’incident. Une fois informée de l’incident, celle-ci vous expliquera les étapes à suivre.
- Remplissez le rapport d’incident et demande d’indemnité pertinent, puis soumettez-le à qui de droit.
- FRM Rapport d’incident et demande d’indemnité – Dommage aux biens
(FRM Property Incident Claim Form - 07.22.24) - FRM Rapport d’incident et demande d’indemnité
- Dans l’éventualité où un incident causant des dommages à des biens survient après les heures normales de travail, WINMAR, une entreprise spécialisée en restauration après sinistre et sous contrat avec l’Armée du Salut, est chargée de fournir des services d’intervention en cas d’urgence partout au sein du territoire. En cas d’urgence, les dirigeants des entités peuvent communiquer avec WINMAR en composant le 1-866-494-6627.
- Tout accident impliquant un véhicule couvert par l’assurance du parc automobile doit être immédiatement signalé à un.e spécialiste de la société d’assurances Sedgwick,
par téléphone, en composant le 1-800-235-8784.
Exception : Les accidents impliquant un véhicule en Colombie-Britannique, en Saskatchewan ou au Manitoba doivent être immédiatement signalés à l’assureur automobile provincial pertinent : respectivement la Insurance Corporation of British Columbia (ICBC), la Saskatchewan Government Insurance (SGI) ou la Société d’assurance publique du Manitoba (SAPM).
Conseils pour mieux gérer les risques et prévenir les incidents
(et le recours à des demandes d’indemnité)
Conseils en matière de gestion des risques associés aux biens
Chutes/trébuchements
- Assurez-vous que les allées piétonnes, les marches et les entrées sont bien entretenues et libres de débris, de déversement ou d’eau stagnante.
- Utilisez au besoin des produits appropriés qui permettent d’atténuer les risques de chutes/trébuchements.
Dommages causés par l’eau
- Assurez-vous de savoir comment et à quel endroit fermer le dispositif principal d’alimentation en eau, en cas de rupture d’une conduite.
Détecteurs de fumée et de monoxyde de carbone
- Testez les alarmes des détecteurs et remplacez leurs piles, s’il y a lieu.
- Remplacez les détecteurs de fumée et de monoxyde de carbone conformément aux lignes directrices de leur fabricant.
- Assurez-vous que tout matériel d’extinction d’incendie est inspecté et testé conformément aux lignes directrices du fabricant et/ou à la réglementation locale en matière de sécurité-incendie.
Conseils de prévention des incendies
Chandelles
- Limitez autant que possible l’utilisation de chandelles ou, le cas échéant,
envisagez l’utilisation de celles fonctionnant à piles.
Électroménagers pour la cuisine
- Restez dans la cuisine lorsque vous cuisinez.
Appareils électriques
- Remplacez les rallonges et les fils électriques endommagés, et évitez de surcharger les prises de courant.
Procédures d’urgence
- Mettez à l’essai vos plans de sécurité-incendie et vos procédures d’évacuation d’urgence.
Conseils en matière de gestion des risques associés au parc automobile
Inspections préalables
- Avant de conduire un véhicule, inspectez les pneus, les rétroviseurs et les essuie-glaces.
Distractions au volant
- N’utilisez pas d’appareil mobile lorsque vous conduisez un véhicule.
Programmez le GPS avant de commencer à conduire le véhicule.
Manœuvres en marche arrière et stationnement
- Dans la mesure du possible, stationnez le véhicule à un endroit bien éclairé.
- Assurez-vous de reculer de façon sécuritaire votre véhicule dans un espace de stationnement, pour minimiser les risques de collision durant la manœuvre.
- Lorsque la visibilité est limitée, demandez à quelqu’un de guider vos manœuvres de conduite.
Sécurité du conducteur/de la conductrice
- Portez toujours la ceinture de sécurité.
- Respectez les limites de vitesse et adaptez votre conduite aux conditions routières et/ou météorologiques.
- Évitez de conduire un véhicule lorsque vous êtes fatigué.
Sécurité du véhicule
- Verrouillez les portes du véhicule et n’y laissez aucun objet de valeur sans surveillance.
Distance de sécurité
- Assurez-vous de garder une distance sécuritaire entre les véhicules, particulièrement dans des conditions de visibilité réduite ou de pluie.
Si vous avez des questions ou devez soumettre une demande d’indemnité, envoyez un courriel à l’équipe du bureau d’assurance.
